Objectif

La matrice Impact Vs Effort est l'un des moyens les plus simples et les plus rapides de visualiser les idées qui auront le plus d'impact sur le défi sur lequel l'équipe travaille.

Résultat attendu

Liste d'idées ou de solutions classées par ordre de priorité et représentation visuelle de leur impact et de leurs efforts.

Matériel requis

• Tableau blanc ou grande feuille auto-collante

• Marqueur pour tableau blanc

Documents à télécharger

Durée

• Environ 15 minutes

Étape préparatoire - Préparer la salle

1. Dessinez deux axes sur le tableau blanc et nommez-les "Effort" et "Impact", puis tracez des lignes pour créer quatre quadrants.

2. Si vous avez dressé une liste des idées que vous souhaitez classer par ordre de priorité, écrivez chaque idée sur des Post-its séparés.

3. Placez les Post-its contenant les solutions ou les idées que vous souhaitez classer par ordre de priorité à proximité du tableau blanc.

Étape 1 - Présentation de l'exercice

Cet exercice est très utile pour établir des priorités, en particulier lorsque les équipes ne savent pas comment commencer à mettre en œuvre les idées ou qu'elles ont trop de solutions à mettre en œuvre.

1. Donnez un peu de contexte au groupe en expliquant que, dans cet exercice, vous allez classer les idées par ordre de priorité en évaluant et en visualisant leur impact et les efforts qu'elles impliquent.

2. Décrivez la signification des deux échelles du graphique. Dites : "Sur l'échelle de l'effort, nous évaluerons l'effort nécessaire pour mettre en œuvre une idée, et sur l'échelle de l'impact, nous évaluerons l'importance de l'impact de l'idée sur le problème que nous voulons résoudre".

Étape 2 - Évaluer les idées

1. Prenez le Post-it de la première solution et lisez-la au groupe.

2. Tenez le Post-it au milieu des quatre quadrants, là où les deux lignes en pointillé se croisent.

3. Commencez par l'échelle d'effort et posez directement la question au groupe : "Classeriez-vous l'effort de cette idée comme plus élevé ou plus faible ?". Encouragez le groupe à commencer à vous donner son avis en disant "plus" ou "moins". En fonction de l'opinion du groupe, déplacez le Post-it vers la gauche et la droite le long de l'échelle d'effort et arrêtez-vous à un point où le groupe semble d'accord.

4. Restez à ce niveau horizontal de l'échelle et demandez maintenant au groupe comment il évaluerait l'impact de cette idée. Déplacez la note vers le haut ou vers le bas. Lorsque le groupe est d'accord sur l'impact, collez le Post-it sur le tableau blanc à cet endroit et laissez-la là.

5. Prenez les autres idées l'une après l'autre et répétez les mêmes étapes pour chacune d'entre elles.

   

Étape 3 - Classer les idées par ordre de priorité

1. Vous pouvez maintenant classer les idées par ordre de priorité et créer un plan d'action basé sur les recommandations de l'échelle Effort/Impact :
   

   

2. Les idées situées dans le quadrant supérieur gauche sont celles qui ont un impact important et nécessitent peu d'efforts - mettez-les en œuvre en premier et donnez-leur la priorité.

3. Les idées situées dans le quadrant supérieur droit ont un impact important et demandent beaucoup d'efforts - utilisez-les comme base d'un projet.

4. Les idées situées dans le quadrant inférieur gauche ont un faible impact et demandent peu d'efforts - Il s'agit de bonnes idées sur lesquelles baser de petites tâches.

5. Les idées du quadrant inférieur droit ont un faible impact et un effort important - placez-les au bas de votre liste de priorités.

Erreurs à éviter lors de l’animation de l’exercice « Matrice Impact/Effort »

• Lancer l’exercice sans expliciter les axes
  Ne présumez pas que tout le monde comprend ce que vous entendez par impact ou effort. Prenez le temps, en groupe, de définir ces deux notions et d’identifier quelques critères concrets pour chacun des axes. Par exemple :
  – Effort : temps requis, ressources humaines, budget, dépendances externes.
  – Impact : valeur pour les utilisateurs, alignement stratégique, potentiel de transformation.
  Cette étape d’alignement est essentielle pour que les évaluations soient cohérentes et comparables entre les idées.

• Oublier de séparer l’évaluation de l’effort et de l’impact
  Si vous demandez les deux en même temps, la discussion devient confuse. Commencez toujours par l’effort, puis évaluez l’impact ensuite. Cela structure le raisonnement et évite les débats circulaires.

• Laisser les débats s’enliser
  C’est un exercice rapide, pas une négociation de projet. Recadrez gentiment si les gens argumentent trop longtemps (“Ce n’est pas une décision finale, c’est une estimation collective”).

• Ne pas utiliser le point central comme repère initial
  Commencer chaque idée au centre de la matrice permet de guider la discussion avec des gestes simples (“plus haut?”, “plus à gauche?”), ce qui réduit les biais et les tensions.

• Ne pas distinguer les quadrants une fois remplis
  Une fois tous les Post-its placés, entourez ou étiquetez chaque quadrant (ex. : “Priorité immédiate”, “Projet lourd mais prometteur”, etc.). Cela vous aidera à transformer l’exercice en plan d’action.

Questions fréquentes que vous pourriez entendre… et comment y répondre

• “Sur quoi on se base pour estimer l’effort ou l’impact?”

  Sur notre expérience collective, pas une analyse détaillée. L’objectif est de classer grossièrement les idées pour voir où mettre notre énergie en premier.

• “Doit-on être tous d’accord pour chaque placement?”

  Pas forcément. Cherchez un consensus approximatif, pas l’unanimité. Si nécessaire, tranchez ou proposez de réévaluer plus tard.

• “Et si une idée est perçue comme incertaine?”

  Placez-la avec prudence (milieu de matrice) ou créez un coin "à valider". Ne perdez pas trop de temps à débattre des incertitudes.

• “Combien d’idées peut-on classer avec cette matrice?”

  En général, 10 à 20 idées suffisent. Au-delà, regroupez-les en familles ou sous-catégories pour garder une bonne lisibilité.

• “Que fait-on après avoir rempli la matrice?”

  On identifie les actions prioritaires (quadrant haut-gauche), les projets potentiels (haut-droit), les actions opportunes (bas-gauche), et ce qu’on met de côté (bas-droit). C’est le moment de transformer la matrice en feuille de route.

• “Peut-on combiner cette matrice avec un vote?”

  Oui, surtout en amont pour présélectionner les idées à classer. Mais la matrice reste la meilleure étape pour prioriser collectivement.