Les 3 plus grosses erreurs que les gens commettent en concluant une réunion (et comment les éviter) (#004)

Vous êtes-vous déjà senti complètement bloqué en essayant de terminer une réunion sur une note positive ? Vous n’êtes pas seul. Malgré tous leurs efforts, la plupart des gens ont du mal à conclure efficacement les réunions.

Qu'il s'agisse d’omettre de résumer les points clés, de sauter la discussion concernant les prochaines étapes ou d'ignorer les questions des participants, le chemin vers des réunions réussies est semé d'embûches et de frustrations. Mais, vous vous en doutez bien, il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi.

Pourquoi êtes-vous bloqué (et que faire pour corriger la situation)?

La raison pour laquelle tant de gens se retrouvent bloqués est qu’ils commettent des erreurs courantes, mais facilement évitables. Une fois que vous avez compris quels sont ces faux pas, vous pouvez commencer à prendre les bonnes actions pour garantir que vos réunions soient productives et se terminent sur une bonne note.

Voici trois des plus grosses erreurs qui retiennent la plupart des gens :

Erreur n°1 : ne pas résumer les points clés

Terminer une réunion sans résumer ce qui a été discuté peut laisser les participants confus et déconnectés. Imaginez terminer une réunion en pensant que tout s'est bien passé, pour découvrir plus tard que la moitié de l'équipe était sur une autre page.

Les conséquences? Confusion, perte de temps et risque de revenir sur les décisions.

Plutôt que de tomber dans ce piège, vous devriez :

• Démarrez une phase de « récapitulation » 5-10 minutes avant la fin de la réunion.

• Résumez les points clés, les décisions prises et les problèmes non résolus.

• Assurez-vous que tout le monde accepte ou reconnaît le résumé pour confirmer leur compréhension.

Erreur n°2 : sauter la discussion concernant les prochaines étapes

Ignorer la clarification des prochaines étapes, c'est comme quitter une destination sans carte. Les participants ont peut-être compris la discussion, mais n’ont aucune idée de ce qu’ils doivent faire ensuite.

Cela conduit souvent à l’inaction, au non-respect des délais et à la frustration.

Essayez plutôt ceci :

• Définissez clairement les actions, attribuez des responsables et fixez des délais.

• Documentez les prochaines étapes et partagez-les avec tous les participants.

• Faites le suivi de ces actions lors de votre prochaine réunion ou via d'autres canaux de communication.

Erreur n°3 : négliger les questions des participants

Se précipiter pour mettre fin à une réunion sans répondre aux questions ou aux préoccupations laisse les problèmes non résolus et peut favoriser l'incertitude ou l'insatisfaction.

Les conséquences sont multiples : doutes persistants, erreurs potentielles et baisse de moral.

Une meilleure approche est la suivante :

• Prévoyez du temps pour les questions et encouragez la participation.

• Si vous manquez de temps, notez les questions et engagez-vous à y répondre après la réunion par courriel ou lors d'une autre réunion.

• Créez un canal ouvert pour les commentaires et les questions à soumettre même après la fin de la réunion.

Votre plan étape par étape pour mettre fin efficacement aux réunions

Maintenant que vous comprenez les pièges à éviter, voici un processus éprouvé pour terminer les réunions sur une note positive :

• Préparation : planifiez la réunion avec un ordre du jour qui comprend du temps pour la synthèse et les questions.

• Résumé : résumez toujours les points clés de la réunion dans le compte-rendu.

• Clarification : décrivez clairement les prochaines étapes, en attribuant les tâches et les délais.

• Inclusivité : encouragez et répondez aux questions, en veillant à ce que la voix de chacun soit entendue.

• Suivi : partagez ensuite un résumé de la réunion et les prochaines étapes avec tous les participants.

Commencez à mettre fin aux réunions plus intelligemment dès aujourd'hui

Les conclusions efficaces d’une réunion ne doivent pas nécessairement être une tâche ardue. En étant conscient des erreurs les plus courantes et en mettant en œuvre le plan étape par étape décrit ci-dessus, vous terminerez les réunions plus intelligemment et atteindrez vos objectifs en un rien de temps.

La voie est désormais libre. Tout ce que vous avez à faire est de faire ce premier pas. Qu'est-ce que ça va être ?

Voilà! J'espère que vous avez trouvé le tout utile et peut-être que vous avez même trouvé de l'inspiration pour préparer votre prochaine rencontre de travail! 😇

Sur ce, je vous souhaite une magnifique journée! 

Et maintenant, allez améliorer vos rencontres une à la fois! 🤟

Marie-Christine