Et si être un bon participant vous aidait à développer vos compétences de facilitateur 🤔 (#018)

En tant que lecteurs de cette infolettre, vous êtes (je l'espère ☺️), de plus en plus familiers avec les outils et stratégies pour renforcer votre rôle de facilitateur.

Vous savez à quel point une préparation rigoureuse, une structure claire et une dynamique engageante sont essentielles à la réussite d’une réunion.

Mais aujourd’hui, je vous propose de changer de perspective.

Avant d’être facilitateur, vous êtes – comme tout le monde – un participant. Et c’est dans ce rôle que vous pouvez affiner vos compétences en posant les bonnes questions, en stimulant les échanges et en influençant positivement le résultat des réunions.

Cet article explore la manière dont votre contribution en tant que participant peut transformer vos compétences de facilitateur. Vous découvrirez comment utiliser chaque étape d’une réunion – avant, pendant et après – pour exceller dans votre rôle de participant tout en développant des compétences clés de facilitation.

Alors, êtes-vous prêt à passer d’un rôle passif à celui d’un participant stratégique et engagé ? Transformons ensemble votre manière de participer, une question et une action à la fois.

1. Avant la réunion : Préparez-vous comme un participant stratégique

Contrairement à une idée reçue, la préparation n’est pas uniquement la responsabilité du facilitateur. En tant que participant, vous avez également un rôle clé à jouer en vous préparant stratégiquement pour maximiser votre impact.

A. Clarifiez vos attentes et votre rôle

Avant même d’arriver à la réunion, posez-vous ces questions :

• Quels sont les objectifs stratégiques de cette réunion, et pourquoi est-elle importante ?

• Quel est mon rôle en tant que participant : informer, contribuer, prendre une décision ?

• Quels éléments clés dois-je préparer pour être pertinent et utile ?

En clarifiant vos attentes et vos contributions, vous pouvez arriver en réunion avec une intention claire, prête à enrichir les discussions.

B. Préparez des contributions pertinentes

En tant que participant, réfléchissez à ce que vous pouvez apporter de manière unique à la réunion :

• Quels sont les points ou idées sur lesquels je peux avoir un impact direct ?

• Ai-je des informations, des perspectives ou des expériences qui pourraient enrichir la discussion ?

• Quels risques, objections ou solutions puis-je anticiper ?

Astuce avancée pour participants : Utilisez un carnet ou un document personnel pour noter vos idées clés avant la réunion. Cela vous permettra de structurer vos interventions et d’éviter les contributions vagues ou inutiles.

C. Familiarisez-vous avec les objectifs de la réunion

Pour être un participant actif, demandez à l’organisateur de clarifier les points suivants :

• Les objectifs principaux : Que veut-on accomplir ?

• Les décisions attendues : Quelles décisions ou orientations sont nécessaires à l’issue de cette réunion ?

• Le contexte : Y a-t-il des documents ou informations à lire au préalable ?

Astuce avancée : Si vous avez des questions ou des doutes, contactez l’organisateur à l’avance pour éviter les malentendus lors de la réunion. Cela démontre aussi votre sérieux en tant que participant.

2. Pendant la réunion : Contribuez activement et avec intention

Une réunion réussie repose autant sur la participation des membres que sur la facilitation. Voici comment maximiser votre rôle de participant actif, en posant les bonnes questions et en structurant vos interventions.

A. Dès le début : Engagez-vous pour clarifier les attentes

Posez des questions pour aligner les participants dès le départ :

• Quels sont les objectifs prioritaires à atteindre aujourd’hui ?

• Existe-t-il une méthodologie ou un cadre spécifique pour guider cette discussion ?

En tant que participant, vous pouvez aussi aider à renforcer la clarté en reformulant ou en synthétisant les objectifs annoncés par le facilitateur.

Astuce avancée pour participants : Si le facilitateur ne propose pas de méthodologie claire, proposez des idées ou des outils simples, comme un tour de table ou une matrice de priorisation. Cela montre votre engagement et stimule la dynamique.

B. Pendant les discussions : Posez des questions qui structurent les échanges

En tant que participant, votre rôle n’est pas seulement de répondre, mais aussi de poser des questions qui enrichissent les échanges :

• Quelles hypothèses sous-tendent cette décision ?

• En quoi cette discussion s’aligne-t-elle sur les objectifs stratégiques ?

• Quels compromis sommes-nous prêts à envisager pour avancer ?

Ces questions permettent de maintenir le focus et d’éviter que les discussions ne s’éparpillent.

Astuce avancée pour participants : Si vous identifiez des zones floues ou des désaccords, reformulez ce que vous avez compris pour vérifier l’alignement. Exemple : « Si je comprends bien, vous proposez X pour atteindre Y. Est-ce correct ? »

C. Faites avancer la discussion lorsqu’elle stagne

Si une réunion semble bloquée ou stagne, vous pouvez jouer un rôle clé en tant que participant pour relancer la dynamique :

• Quelle est la plus petite action que nous pouvons valider maintenant pour avancer ?

• Y a-t-il une autre façon de poser ou de reformuler ce problème ?

Astuce avancée : Proposez des alternatives sans dominer la discussion, par exemple en disant : « Une idée à explorer pourrait être… Qu’en pensez-vous ? » Cela montre votre esprit collaboratif.

3. Après la réunion : Transformez vos apprentissages en compétences

La contribution d’un participant ne s’arrête pas à la fin de la réunion. En adoptant des pratiques simples mais efficaces après la réunion, vous pouvez maximiser l’impact de votre participation.

A. Clarifiez les résultats et vos prochaines actions

Assurez-vous de comprendre clairement les décisions prises et votre rôle dans leur mise en œuvre :

• Quels sont les résultats ou décisions clés de cette réunion ?

• Quelles actions dois-je personnellement accomplir ?

Astuce avancée pour participants : Prenez quelques minutes après chaque réunion pour noter vos actions et les résultats attendus. Cela vous aidera à rester aligné et à tenir vos engagements.

B. Faites un débriefing personnel

Réfléchissez à votre performance en tant que participant :

• Mon intervention a-t-elle été claire et utile pour le groupe ?

• Ai-je posé des questions pertinentes qui ont enrichi la discussion ?

• Qu’est-ce que je pourrais faire différemment ou améliorer lors de la prochaine réunion ?

Astuce avancée : Si vous avez identifié une nouvelle méthode ou question efficace pendant la réunion, intégrez-la dans vos habitudes. Cela vous permettra de renforcer continuellement vos compétences.

C. Contribuez à l’amélioration continue

Même en tant que participant, vous pouvez jouer un rôle dans l’amélioration des réunions :

• Faites un retour constructif au facilitateur ou à l’organisateur.

• Partagez vos idées sur ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.

Conclusion : Être un bon participant, la clé pour devenir un excellent facilitateur

Être un participant actif et engagé n’est pas seulement bénéfique pour la réussite des réunions, c’est aussi une expérience précieuse qui vous prépare à exceller en tant que facilitateur. En participant de manière stratégique, vous apprenez à anticiper les besoins et les attentes des autres membres, à identifier les questions clés qui orientent les discussions et à mieux comprendre les dynamiques de groupe.

Cette posture de participant attentif et réfléchi vous offre une perspective unique : celle de vivre la réunion à travers les yeux des participants. Cela vous permet, une fois dans le rôle de facilitateur, de concevoir des rencontres mieux adaptées, d’anticiper les obstacles potentiels et de répondre aux interrogations de manière proactive. Vous saurez poser les bonnes questions avant même qu’elles ne surgissent et créer un cadre qui favorise l’implication et la clarté pour tous.

Chaque réunion devient ainsi une opportunité d’apprentissage : non seulement pour progresser en tant que participant, mais aussi pour affûter vos compétences de facilitateur. Plus vous maîtrisez l’art de la participation, plus vous devenez capable de guider les autres avec efficacité et empathie.

Alors, transformez chaque occasion de participer en une étape vers l’excellence. Investissez-vous pleinement, posez les bonnes questions, et observez comment cette démarche enrichit votre capacité à inspirer, aligner et engager en tant que facilitateur.

Voilà! J'espère que vous avez trouvé le tout utile et peut-être que vous avez même trouvé de l'inspiration pour préparer votre prochaine rencontre de travail! 😇

Et maintenant, allez améliorer vos rencontres une à la fois! 🤟

Marie-Christine